Privacy statement

Inleiding

VerzuimConsult is een expertise-organisatie op het gebied van inkomensoptimalisatie en risico- en kostenbeheersing bij verzuim, re-integratie en arbeidsongeschiktheid. In dit statement informeert de directie van VerzuimConsult haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.

Omgang met persoonsgegevens

In de dienstverlening van VerzuimConsult staan mensen centraal. Er worden op noemenswaardige schaal (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt in het kader van verstrekte (advies)opdrachten. Ter bescherming van haar opdrachtgevers en hun medewerkers, de eigen medewerkers en samenwerkingspartners neemt VerzuimConsult privacy zeer serieus.

Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Verzuimconsult in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased benadering’. Dat wil zeggen dat VerzuimConsult zich niet puur en alleen focust op de naleving van wetten en regels, maar zich richt op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. VerzuimConsult realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy-proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met veel uitdagingen. De verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens van (arbeidsongeschikte) medewerkers van de opdrachtgevers van VerzuimConsult zijn het meest omvangrijk en risicovol. Hier ligt de focus van VerzuimConsult. Daarnaast wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omgang met alle gegevens.

VerzuimConsult is constant op zoek en streeft naar de juiste balans tussen compliance (voldoen aan wet- en regelgeving) en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte om haar opdrachtgevers en hun werknemers van optimaal advies te kunnen voorzien.

Doeleinden van de gegevensverwerkingen

VerzuimConsult verzamelt en verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het vervullen van haar rol als adviseur binnen de verschillende facetten van de dienstverlening. VerzuimConsult verzamelt en verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens van opdrachtgevers en/of hun medewerkers ten behoeve van bedrijfs-/verzekeringsgeneeskundige, arbeidsdeskundige, sociaal bedrijfskundige of andere dienstverlening die tot doel heeft om de opdrachtgever te ondersteunen bij preventie, verzuim, re-integratie en arbeidsongeschiktheid overeenkomstig de verstrekte opdracht.
    Met betrekking tot onze dienstverlening verwijzen wij naar de algemene informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en specifieke informatie, zoals de “Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers” zoals gepubliceerd op de website van Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Uiteraard handelt VerzuimConsult overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving. Tevens dragen wij er zorg voor dat onze professionals zich conformeren aan de gedragscodes van hun beroepsgroep en zich onderwerpen aan het bijbehorende tuchtrecht.
  • Het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier. VerzuimConsult verwerkt persoonsgegevens van haar opdrachtgevers en/of contactpersonen voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake van de dienstverlening en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met in begrip van het uitvoeren van activiteiten gericht op vergroting van ons opdrachtgeversbestand.
  • Het vervullen van haar rol als werkgever voor haar eigen werknemers. VerzuimConsult verwerkt in dit kader persoonsgegevens onder andere ten behoeve van opbouw en beheer personeelsdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan wettelijke re-integratieverplichtingen en het beoordelen van het functioneren.
  • Het vervullen van haar rol als opdrachtgever voor haar eigen opdrachtnemers en leveranciers. VerzuimConsult verwerkt in deze rol persoonsgegevens ten behoeve van contractbeheer, beoordelen van geschiktheid van opdrachtnemer voor een te verstrekken opdracht en verrichten van betalingen.

 

Verwerking van persoonsgegevens: adviesopdrachten, eigen werknemers en zakelijke relaties

De verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens binnen VerzuimConsult vindt voornamelijk plaats door arbeidsdeskundige en  bedrijfs-/verzekeringsgeneeskundige professionals. De professionals van VerzuimConsult verzamelen en verwerken (bijzondere) persoonsgegevens ten behoeve van onderzoek. Dit zijn in de regel meer gegevens dan noodzakelijk ten behoeve van het totaalbeeld. De rapportage aan de opdrachtgever bevat echter niet meer (bijzondere) persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk om de vraagstelling te beantwoorden, met in acht name van de wet- en regelgeving en zo nodig is expliciete toestemming aan betrokkene gevraagd.

Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk (potentiële) opdrachtgevers, leveranciers en samenwerkingspartners. De gegevens die VerzuimConsult verwerkt van haar zakelijke relaties verwerkt zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de AVG. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens en functie) van alle zakelijke relaties vallen hier wel onder. VerzuimConsult gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.

Tevens vindt verwerking plaats van persoonsgegevens op het gebied van personeelsbeheer. VerzuimConsult verwerkt van haar werknemers uitsluitend die gegevens die nodig zijn voor het aanleggen en onderhouden van het personeels-, eventueel verzuimdossier en ten behoeve van de salarisadministratie.

Verstrekken van gegevens aan derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Als de wet dit vereist zal VerzuimConsult gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid, handhavingsinstanties of de rechterlijke macht.

VerzuimConsult verstrekt in geen geval persoonsgegevens voor commercieel gewin.

Informatiebeveiliging

Binnen de bedrijfsvoering heeft VerzuimConsult haar gehele opdracht- , account- en personeelsdossierbeheer gedigitaliseerd en onder gebracht in online applicaties, die voldoen aan een hoog beschermingsniveau (hoger dan VerzuimConsult zelf in eigen beheer zou kunnen realiseren) en/of uitbesteed aan derden. De leveranciers van de online applicaties en overige diensten kunnen (bijzondere) persoonsgegevens verwerken waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacybeleid en certificering. Afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is, wordt de nakoming ervan gecontroleerd.

Cookies

VerzuimConsult maakt op haar website enkel gebruik van web statistiek cookies. Het gebruik van deze cookies heeft geen gevolgen voor de bezoekers van de website, omdat met deze cookies geen persoonsgegevens worden verwerkt.

Bewaarbeleid

Gegevens worden niet langer bewaard dan de bewaartermijn die in de wet danwel  in het vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. VerzuimConsult heeft een Register Gegevensverwerking opgesteld en hierin zijn de bewaartermijnen die voor de verschillende gegevensverwekingen gelden, vastgelegd.

Inzage, wijzigen en wissen van persoonsgegevens

Opdrachtgevers en/of hun medewerkers, eigen medewerkers, zakelijke relaties kunnen bij de directie van VerzuimConsult een schriftelijk verzoek indienen om hun gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen die in het opdracht-, personeels- respectievelijk accountdossier zijn vastgelegd, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan (bijv. wettelijke bewaarplicht). Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u ons een brief of email sturen voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer en een omschrijving van uw verzoek. Binnen 4 weken kunt u onze reactie tegemoet zien. Wij zullen u dan eerst vragen om u te legitimeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij met de juiste persoon van doen hebben.

Klachten

Heeft u ondanks al onze inspanning toch klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens of de wijze waarop wij met uw privacy zijn omgegaan, dan kunt u uiteraard een klacht indienen. De afhandeling van uw klacht geschiedt conform onze klachtenprocedure die u kunt vinden op deze website.

Wijzigingen Privacy Statement

De directie van VerzuimConsult behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Deze versie is vastgesteld op 22 januari 2018.

Wie heeft er toegang tot uw gegevens?

Wij willen uiteraard niet dat iedereen toegang heeft tot uw gegevens. Uw gegevens worden bewaard in een digitale administratie. Enkel de medewerker voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden, heeft toegang tot (een deel van) het systeem waarin uw gegevens zijn opgeslagen. Alleen de bedrijfsarts en de medewerkers die onder het medisch geheim vallen, hebben toegang tot het medisch dossier.

Voor wie geldt geheimhouding?

Privacy en vertrouwelijkheid zijn voor ons kernwaarden. Al onze medewerkers zijn daarom tot geheimhouding verplicht en ondertekenen bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring. Dit geldt tevens voor de externen, stagiaires, uitzendkrachten etc. die door ons worden ingezet om werkzaamheden voor ons te verrichten. Zo geldt voor iedereen die kennis kan nemen van uw gegevens een geheimhoudingsplicht.